Problemática Es cada vez más
difícil conciliar las agendas de los ejecutivos
con el fin de organizar tanto reuniones como comités
de trabajo relativos a los proyectos emprendidos.
Además, no es raro que un miembro del comité
de dirección, esté ausente argumentando
alguna emergencia como la negociación de
un contrato importante. En fin, la mejor opción
sería la de tener reuniones imprevistas,
al momento, a gran o pequeña escala…,
con el fin de consultar a los colegas y llegar a
tomar la mejor decisión para la empresa.
Solución
El presidente planea sus reuniones de comité
de dirección y las inscribe automáticamente
dentro de su calendario Outlook, y solicita a los
participantes que confirmen su disponibilidad. Durante
una reunión, el expositor que presenta un
PowerPoint en pantalla, puede pasar la palabra a
otro expositor. En caso de alguna ausencia, la reunión
está completamente grabada (voz e imágenes),
y el participante ausente recibe por correo
electrónico el hipervínculo,
así como la clave para retransmitirlo. Utilizando
el software Skype de voz sobre IP y/o de mensajería
instantánea con indicador de presencia, todos los
miembros del equipo de dirección conocen, en tiempo
real, el estatus de sus colegas, ya estén conectados
o ausentes por algunos minutos, o no disponibles o bien
con señal de no molestar.
Resultados
A pesar del hecho de que algunos
ejecutivos estén frecuentemente desplazándose,
pueden participar en las reuniones a través de Internet,
desde su cuarto de hotel, desde el aeropuerto, desde un café
Internet o desde su propia casa. En caso de ausencia, siempre
se puede participar en la reunión de manera diferida
y también transmitir sus comentarios. Conociendo en tiempo
real la accesibilidad de sus ejecutivos, el presidente podrá
organizar una reunión en cualquier momento y durante
una reunión, estará al tanto de la disponibilidad
o de la llegada de alguno de ellos.
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