Preparación
Según el número de participantes,
habrá que decidir si la voz se difundirá
mediante una llamada telefónica normal o
en audioconferencia. Para ello, ofrecemos un servicio
de audioconferencia gratuito en el cual los
participantes hacen una llamada de larga distancia
usual con puntos de acceso en Europa y América
así como en pasarela con Skype.
La invitación en si misma, se transmite por
correo electrónico o vía Skype, con
la clave de acceso para acceder. La página
WEB de la reunión se edita para mostrar la
orden del día. Se ofrecen otras fuentes,
bajo SERVICIO, principalmente para detectar
la apertura de correo electrónico de
invitación, asegurar
el reenvío para aquéllos que no han
confirmado su participación así
como para convertir
un archivo Excel en pizarrón interactivo.
Desarrollo
Varias funcionalidades
de Conferenceware pueden utilizarse para asegurar la eficacia
de una eMeeting. Como es la presentación PowerPoint y
el compartir pantalla, para desplegar documentos Word o Excel,
por ejemplo. Así, varios animadores pueden intervenir
bajo la dirección de un maestro de junta o presidente
de asamblea y cada participante puede ser autorizado a escribir
en un pizarrón interactivo o anotar comentarios en una
presentación. El animador puede transmitir a los participantes
una pantalla o una imagen o archivo cualquiera, como un reporte.
Durante una junta, un participante puede levantar la mano virtualmente
para intervenir públicamente o comunicarse en privado
con el animador. Por último, una moción se puede
someter a votación y los resultados pueden hacerse o
no públicos, según la decisión del animador.
Seguimiento
El reporte de una
reunión indica no solamente los participantes sino también
las respuestas que ellos han dado a cada pregunta hecha o a
las votaciones efectuadas. Además, al grabar una reunión,
dónde la voz y la imagen están sincronizadas,
las personas ausentes podrán verla al obtener el hiperlazo
y la clave de acceso para pasarlas nuevamente.
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